Од прием до продажба: како да имате подобра контрола врз залихите

Залихата не е само број во извештај. Таа е ветување дека стоката што ја нудите навистина е достапна, основа за набавка и важен дел од финансиската слика. Кога бројката на екран не одговара на полицата, последиците брзо се чувствуваат: купувачот чека, нарачката се повторува или тимот троши време барајќи каде настанала разликата. Добрата контрола не се постигнува со повеќе табели, туку со јасен пат за секое парче стока.

Приемот е моментот кога податоците стануваат залиха

Почнете од приемот. Кога стоката пристигнува, споредете ја испораката со нарачката и со документот од добавувачот. Пребројте ги количините, проверете ги оштетувањата и потврдете ги шифрите, единиците мерка и роковите кога тие се важни. Потоа евидентирајте го приемот во точниот магацин. Не оставајте кутија „само привремено“ на друга локација без документ, бидејќи токму таквите исклучоци подоцна изгледаат како необјаснив кусок.

Во Сметко приемот и усогласувањето Ви дозволуваат прво да ја внесете физички примената стока, а потоа да ја проверите врската со набавните документи. Тоа е полезно кога фактурата доаѓа подоцна или има разлика што треба да се расчисти. Одговорното лице треба да знае дека „на состојба“ не е исто што и „нарачано“. Само евидентираниот прием влегува во расположливата залиха.

Секое движење мора да има причина

Од приемот натаму, стоката може да се продаде, пренесе, врати, отпише или да се утврди разлика со попис. Секоја од овие причини има свој документ. Преносницата ја преместува стоката меѓу два магацина и ја задржува евидентираната набавна вредност. Таа не е белешка дека некој однел кутија, туку запис што ги менува двете страни заедно. Нацртот не резервира залиха, затоа пред книжење повторно проверете ги количините.

Продажбата треба да го раздолжи магацинот што реално ја издал стоката. Кај малопродажба оваа врска ја поставуваат продавницата, касата и POS уредот. Не мешајте го ЕРП во прелистувач со инсталираната POS апликација: прелистувачот служи за поставување, преглед и управување, а POS апликацијата е работното место за продажба на пулт. Ако касата е поврзана со погрешна продавница, продажбата може да изгледа добра, а залихата да се намалува на погрешна локација.

Лагер картицата е истрага, не само извештај

Кога нешто не се совпаѓа, не почнувајте со произволна корекција. Отворете ја лагер картицата за артиклот и магацинот. Таа ја покажува временската линија на движења и помага да се види дали проблемот е погрешен прием, недокнижен пренос, продажба од друга локација или документ со погрешна количина. Лагер листата е корисна за снимка на состојбата, а картицата за причината зад бројката. Прво разберете ја причината, па одлучете дали е потребен документ за корекција.

Пописот има свој ритам

Пописот не треба да биде последна реакција по голема разлика. Планирајте го според вредноста и брзината на артиклите: почесто за брза или ризична стока, периодично за остатокот. Пред почеток порамнете ги недостигот на евидентирани количини и непотврдените набавни трошоци. Кога пописот ќе започне, магацинот се заклучува од нови книжења за пресекот да остане веродостоен. Во слеп попис, лицето што брои не ја гледа системската количина и помалку се потпира на очекувањето.

По внесувањето, разликите не ги кријте. При одобрување, Сметко креира одделни документи за вишок и кусок, а магацинот повторно се отклучува. Тоа создава трага за понатамошна анализа. Прашајте дали се работи за прием без документ, погрешна единица, расипана стока, неевидентиран пренос или процес што на луѓето им е премногу сложен. Вистинската цел на пописот е следниот пат да има помалку изненадувања.

• Приемот го внесува лице што ја видело и проверило стоката.

• Пренос, враќање и отпис секогаш добиваат соодветен документ.

• Еднаш неделно проверувајте неколку важни артикли во картица.

• Пред попис назначете одговорно лице и период без движења.

Мали правила што спречуваат големи разлики

Не барајте од луѓето да паметат сложени исклучоци. Одредете едноставно правило: стоката што физички влегува, излегува или се преместува се евидентира истиот ден и во правилниот магацин. Ако документот не може веднаш да се заврши, означете кој го довршува и до кога. Одредете една личност што неделно ќе провери негативни или невообичаени состојби и неколку артикли со најголем промет. Кога ќе најдете разлика, зачувајте кратка причина покрај корекцијата. По неколку недели ќе видите дали проблемите се појавуваат на исто место: при прием, во единици мерка, при пренос или на каса. Така подобрувањето станува конкретно. Целта не е да се обвини оној што забележал грешка, туку процесот да стане доволно јасен за грешката да не се повтори. Оваа дисциплина е особено корисна за брзи артикли и за стока што се движи меѓу повеќе локации.

Практична проверка

Практичен неделен контролен список: споредете ги физичките количини на најпродаваните артикли со лагер листата; проверете дали сите приеми од неделата имаат соодветен документ; отворете ги последните преноси и потврдете ги двете локации; прегледајте ги негативните или невообичаени состојби; и назначете лице што ќе затвори секоја разлика со причина. Ако ист артикл постојано отстапува, проверете дали пакувањето и продажната единица се исти како единицата при прием. Не исправувајте бројка без траг, затоа што следната проверка повторно ќе го постави истото прашање. Со краток редовен ритуал магацинот останува доверлив и меѓу големите пописи.

Започнете со еден магацин и неколку најважни артикли, па воведете го истиот ред кај останатите. Сметко Ви дава документи и прегледи за овој тек, но доследноста ја создава тимот. Ако планирате нов модул или повеќе локации, погледнете ги достапните опции на страницата за цени.