Премин во Сметко: што да подготвите пред имплементацијата

Преминувањето во нов систем не започнува со увоз на датотека. Започнува со договор дека тимот знае што сака да работи поинаку и кој ќе ја донесе секоја одлука. Добрата подготовка не ја прави имплементацијата без напор, но значително ги намалува изненадувањата. Наместо првиот месец да го трошите на пребарување на стари податоци и нејасни правила, можете да го искористите за да го проверите новиот начин на работа.

Изберете го опсегот за првиот чекор

Не мора сè да биде совршено поставено одеднаш. Разговорот за имплементација почнете со тоа кои процеси навистина влегуваат во првиот чекор: излезни фактури, набавки, магацин, малопродажба, финансии или друг договорен опсег. Запишете што денес се прави, кој го прави, кој документ се создава и кој резултат треба да се види. Ова не е технички цртеж. Тоа е практична мапа што го спречува тимот да претпоставува дека другиот ќе постави нешто важнo.

• Кои процеси се во првиот опсег, а кои ќе почекаат.

• Кој е сопственик на одлуките во секој процес.

• Кој датум ќе биде пресекот меѓу стариот и новиот начин на работа.

• Кои извештаи или документи мора да бидат подготвени на првиот ден.

Исчистете ги податоците пред да ги пренесете

Миграцијата не е можност да се внесе сè што некогаш постоело. Таа е можност да се донесе корисна почетна состојба. Подгответе список на активни клиенти и добавувачи, каталог на производи и услуги, ценовници, отворени побарувања и обврски, почетна залиха и корисници. Кај секоја листа одредете кој ја проверува и кој ја одобрува. Отстранете дупликати, неактивни записи што само збунуваат и недовршени шифри. Една точна листа е подобра од пет различни извози.

За артиклите посветете дополнително внимание на шифра, назив, единица мерка, даночен третман, баркод и цена, каде што се применливи. За комитентите проверете ги називот, даночниот број, контактите и адресите. За почетната залиха запишете не само количина, туку и во кој магацин се наоѓа. Ако податоците се собираат од повеќе системи, договорете кој извор има последен збор. Инаку ќе пренесете стара несогласеност во новата средина.

Подгответе ја работната средина

Сметко ЕРП се користи преку прелистувач, затоа проверете интернет-конекција, современ прелистувач и уреди за луѓето што ќе работат во системот. За секое лице одлучете му улога и дозволи според реалната одговорност. Не споделувајте една корисничка сметка меѓу повеќе луѓе, бидејќи така исчезнува трага кој направил промена. Подгответе и деловни единици, магацини и продавници пред да почне внесувањето на почетните документи.

Ако имате продажба на пулт, планирајте ја одделно POS опремата. Инсталираната POS апликација работи на уредот за продажба и се спарува со каса; таа не е истата работа како ЕРП екранот во прелистувач. Проверете ги компјутерот или терминалот, скенерот, печатачот и мрежата во самата продавница. Пред почеток направете пробна смена и пробна продажба со артикл што има залиха.

Одредете луѓе, време и начин на обука

Имплементацијата успева кога има сопственик од Вашата компанија, не само човек што присуствува на состанок. Тој собира одговори, ги координира одговорните лица и потврдува дека одлуката е применлива во секојдневната работа. Планирајте кратка обука по улоги: продажбата треба да вежба продажен документ, магацинот прием и пренос, а касиерите отворање смена и наплата. Најдобро се учи со Ваши реални, но контролирани примери.

Нашиот договорен опсег на имплементација го поставува точниот план за Вашата компанија. Вклучени се до три часа месечно за заедничка работа, а времето може флексибилно да се распореди во првиот месец кога потребата обично е најголема. Пред секој разговор испратете кратка листа на одлуки или прашања. Така времето оди на проверка на Вашиот конкретен тек, наместо на повторно објаснување на основни податоци.

Направете пробен ден пред вистинскиот почеток

Пред да се потпрете на системот во живо, поминете низ еден краток сценарио: внесете клиент, направете продажен документ, примете или пренесете артикл, проверете го резултатот во преглед и, ако користите малопродажба, завршете пробна POS продажба. Не е целта да се симулира цел месец. Целта е да се откријат празни полиња, недостасувачки дозволи и нејасни одговорности додека има време да се поправат.

Чувајте ги одлуките на едно место

Во текот на подготовката ќе се појават многу мали, но важни договори: која шифра се користи, кој ценообразец важи, кој магацин е изворен и кој одобрува документ. Водете едноставен список со одлука, сопственик и датум. Не мора да биде долг проектен документ. Неговата вредност е во тоа што новиот колега, надворешниот сметководител или членот на тимот што бил отсутен може да види што е договорено. Кога нешто не функционира во пробниот ден, прво проверете ја таа листа. Често проблемот не е во системот, туку во одлука што останала само во нечија порака. По почетокот, обновувајте го списокот само за промени што навистина го менуваат текот. Така ќе задржите јасност без да создадете нова администрација. За секоја одлука именувајте и лице што ќе ја потврди во практика, бидејќи договорот вреди само кога работниот ден го потврдува.

Подготовката не е административна пречка пред имплементација. Таа е првата заедничка верзија на начинот на кој ќе работите. Соберете ги податоците, назначете одговорни лица, тестирајте ја опремата и оставете простор за учење во првиот месец. Потоа преминот во Сметко ќе има јасен почеток и реален план. За актуелните модули и услови, посетете ја страницата за цени или договорете разговор за Вашиот опсег.